Con la crescente internazionalizzazione, capita sempre più spesso che un’entità giuridica soggetta alla legge di un Paese debba essere convertita in quella di un altro Paese.
Il presente promemoria illustra le modalità di conversione di un’entità giuridica di diritto olandese in una di diritto italiano. In particolare, questo caso riguarda la conversione di una BV olandese in una S.r.l. italiana.
PROCEDURA PER LA CONVERSIONE TRANSFRONTALIERA DI UNA B.V. OLANDESE A UNA S.A.R.L. ITALIANA.
Fase preparatoria:
Il consiglio di amministrazione della società da convertire deve preparare una proposta di conversione.
La proposta deve comprendere almeno:
- forma giuridica, denominazione e sede legale della società da convertire (=società NL);
- forma giuridica, denominazione e sede legale proposte per la società convertita(=società italiana);
- lo statuto della società così come si presenterà dopo la conversione;
- il calendario indicativo proposto per il recepimento;
- quali diritti o benefici saranno concessi a spese della società convertita a coloro che, al di fuori degli azionisti, godono di diritti speciali nei confronti della società da convertire, come ad esempio il diritto alla distribuzione degli utili o all’acquisizione di azioni, e a partire da quale momento viene effettuata la conversione;
- quali benefici in relazione alla conversione vengono concessi a un amministratore o a un consigliere di sorveglianza della società da convertire o a un’altra persona coinvolta nella conversione;
- se l’azienda da convertire ha ricevuto incentivi o sussidi nei Paesi Bassi negli ultimi cinque anni;
- il probabile impatto occupazionale della conversione;
- se applicabile, informazioni sulla procedura per l’adozione di disposizioni relative alla partecipazione nella società convertita;
- una descrizione dettagliata del compenso per ogni azione (se un azionista della società da convertire ha votato contro la proposta di conversione);
- e le garanzie offerte ai creditori, come fideiussioni o pegni.
La proposta di conversione deve essere firmata dagli amministratori della società da convertire; se manca la firma di uno o più di loro , questo va dichiarato e motivato.
Il consiglio di amministrazione della società da convertire dovrà redigere un avviso indirizzato agli azionisti, ai creditori e al comitato aziendale o, se non esiste un comitato aziendale nell’azienda mantenuta dalla società, ai dipendenti della società da convertire, affinché possano presentare osservazioni sulla proposta di conversione alla società entro cinque giorni lavorativi prima della data in cui l’assemblea generale degli azionisti decide sulla conversione.
In una motivazione scritta, il consiglio di amministrazione della società da convertire deve fornire le ragioni della conversione con una spiegazione dell’impatto previsto sulle operazioni e una motivazione dal punto di vista legale, economico e sociale.
Questa motivazione agli azionisti non è necessaria se gli azionisti della società da convertire acconsentono o se tutte le azioni del capitale della società da convertire, escluse le azioni detenute dalla società o dalle sue controllate, sono detenute da un solo azionista.
La motivazione per i dipendenti non va fornita se tutti i dipendenti della società da convertire e, se del caso, delle sue controllate fanno parte del consiglio di amministrazione o se la società da convertire e, se del caso, le sue controllate non hanno dipendenti che lavorano nei Paesi Bassi.
Un revisore dei conti nominato dal consiglio di amministrazione deve esaminare la proposta di conversione e deve certificare se l’indennizzo proposto, tenendo conto anche dei documenti allegati, a suo parere sia ragionevole.
Questa relazione del revisore non è necessaria nel caso in cui gli azionisti di una società da convertire siano d’accordo. Inoltre, la relazione del revisore non è necessaria se tutte le azioni del capitale di una società da convertire, escluse le azioni detenute dalla società o dalle sue controllate, sono in mano a un unico azionista.
La società da convertire deve depositare presso l’ufficio del Registro delle imprese o divulgare per via elettronica presso il Registro delle imprese:
- la proposta di conversione;
- un avviso, indirizzato dal consiglio di amministrazione agli azionisti, ai creditori e al comitato aziendale o, se non esiste un comitato aziendale nell’impresa gestita dalla società, ai dipendenti della società da convertire, in cui si comunica che loro possono presentare alla società osservazioni sulla proposta di conversione non più tardi di cinque giorni lavorativi prima della data in cui l’assemblea generale decide sulla conversione;
- e la relazione del revisore, ove necessario.
Anche questi documenti vengono depositati presso la sede olandese della società da convertire.
La società da convertire deve annunciare nella Gazzetta Ufficiale che i documenti sono stati depositati o sono disponibili per la consultazione, indicando i registri pubblici dove questi siano depositati o accessibili elettronicamente e l’indirizzo dove essi siano disponibili per la consultazione o accessibili elettronicamente.
Fase decisionale:
La delibera di conversione deve essere adottata dall’assemblea generale. La delibera non può discostarsi dalla proposta di conversione.
La decisione sulla conversione non può essere presa prima che sia trascorso un mese dal giorno in cui la società da convertire ha annunciato il deposito o la pubblicazione della proposta di conversione.
Per la ratifica della delibera dell’assemblea generale è necessaria una maggioranza di almeno due terzi dei voti espressi.
Il verbale dell’assemblea generale in cui si decide la conversione deve essere redatto con un atto notarile.
L’azionista della società da convertire che ha votato contro la proposta di conversione, così come qualsiasi titolare di azioni senza diritto di voto, può richiedere un risarcimento alla società entro un mese dalla data della decisione di conversione.
Qualora l’obiezione di un creditore venga accolta, la società da convertire deve fornire una garanzia o un’altra garanzia per il soddisfacimento del suo credito a qualsiasi creditore della società che lo richieda. Fino a tre mesi dopo che la società da convertire ha annunciato il deposito o la pubblicazione della proposta di conversione, ogni creditore può opporsi alla proposta di conversione presentando un’istanza al tribunale, specificando la garanzia richiesta.
Se la società da convertire è una società di diritto olandese, la conversione transfrontaliera avrà effetto secondo le modalità e la data stabilite dalla legge dello Stato membro dell’Unione Europea o dello spazio economico europeo in cui la società convertita avrà la propria sede legale.
Fase esecutiva
Nella terza fase dell’operazione transfrontaliera, quella esecutiva, il notaio, su richiesta della società da convertire ai sensi del diritto olandese, attesterà di aver accertato che sono stati rispettati i requisiti formali per tutte le delibere richieste da questo titolo e dallo statuto per la partecipazione della società alla conversione transfrontaliera e che, sotto tutti gli altri aspetti, sono stati rispettati i requisiti indicati a tal fine in questo titolo e nello statuto.
A tal fine, il notaio esamina i documenti e le informazioni presentate dalla società con la domanda e, se del caso, la dichiarazione della società di aver avviato la procedura per l’adozione delle disposizioni relative al controllo congiunto.
Al momento in cui si richiede la dichiarazione notarile, la società da convertire deve presentare almeno i seguenti documenti:
- la proposta di conversione;
- la spiegazione scritta e, se del caso, il parere o le osservazioni del comitato aziendale e/o dei dipendenti, se del caso, e, se necessario, la relazione e il parere del revisore;
- eventuali osservazioni presentate dagli azionisti, dai creditori e dal comitato aziendale o, se non esiste un comitato aziendale nell’impresa gestita dalla società dai dipendenti della società da convertire;
- informazioni sulla decisione di conversione presa dall’assemblea generale;
- informazioni sul numero di dipendenti al momento della preparazione della proposta di conversione;
- informazioni sull’esistenza di società controllate e sulla rispettiva sede;
- e informazioni sul rispetto degli impegni assunti dall’azienda nei confronti delle autorità pubbliche.
Il notaio può rilasciare la sua dichiarazione solo se non è stata presentata alcuna richiesta di indennizzo da parte di un azionista, a meno che la società non abbia deciso di pagare l’indennizzo dopo l’entrata in vigore della conversione. In tal caso, il notaio lo deve indicare nella sua dichiarazione. Il notaio deve anche indicare quando è scaduto o scadrà il termine di tre mesi, che è il periodo entro il quale ogni creditore può presentare al tribunale un’opposizione al progetto di conversione, specificando la garanzia richiesta.
Il notaio rilascia la dichiarazione di cui sopra entro tre mesi dal ricevimento dei documenti e delle informazioni richieste. Il notaio non rilascia il certificato se constata che non sono stati rispettati i requisiti formali o gli altri requisiti previsti per la conversione transfrontaliera. Il notaio informa la società da convertire dei motivi della sua decisione. Il notaio può dare alla società l’opportunità di adempiere alle formalità pertinenti o ad altri requisiti per la conversione transfrontaliera entro un periodo di tempo adeguato. In ogni caso, questo termine non deve superare gli otto mesi dalla ricezione dei documenti e delle informazioni da parte del notaio.
Se il notaio nutre seri dubbi sul fatto che la conversione transfrontaliera sia stata realizzata per scopi illeciti o fraudolenti che portano o mirano a eludere o aggirare il diritto dell’Unione o quello nazionale, o per scopi criminali, deve considerare i fatti e le circostanze pertinenti di cui è venuto a conoscenza nel corso della valutazione del rilascio del certificato.
Il notaio può, ai fini della sua valutazione, se del caso:
- richiedere informazioni e documenti all’azienda o agli organismi competenti nei vari settori relativi al recepimento transfrontaliero di uno o più stati membri dell’Unione Europea o dello spazio economico europeo;
- e avvalersi di uno o più esperti indipendenti.
I costi relativi a questa valutazione da parte del notaio saranno a carico del richiedente la dichiarazione.
Il notaio deposita la dichiarazione di cui sopra presso l’ufficio del Registro delle imprese. L’amministratore del Registro delle imprese condivide la dichiarazione con il Registro delle imprese dello Stato membro in cui è registrata la società convertita.